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プロジェクターを使った会議室選び、大阪編




会議室を選ぶときは場所は慎重に




大阪においても大企業であれば自前の大きな会議室を持っていることが多いので、他から借りるという発想はないでしょうが、中小企業の場合はそこまで大きな部屋を用意してあることは少ないので、ちょっとした規模のイベントをする場合は会場を借りる必要が出てきます。特にプロジェクター等の設備を使って行うのなら、それらの設備が整っているところを借りるようにすると、自前のものを用意する必要がないため安く開催することができます。ただし、貸し会議室を借りる場合には最低限押さえなければならないことがあります。


会場を借りる場合の基本となる考え方は、コスト・収容人数・アクセス・必要な設備・周りの環境といったところでしょう。これらの条件を細かく設定することである程度狙いを絞ることができ、目的の会場を探しやすくなります。ただし、選び方を間違えてしまうと条件を満たしているようで満たしていないということになりかねないので気をつけましょう。


特に多いのが、アクセスに関することです。〇〇駅から徒歩10分といった記載がされていることもよくありますが、その時間のみで決断するのはやめた方がいいでしょう。この部分が3分、10分となっていた場合、ついつい前者を選んでしまいがちですが、分かりにくい場所にあったり、会場の表記がない場所だと余計に時間がかかってしまうことがあります。そのような場所を選ぶよりも、少々遠くてもはっきりと分かるような施設設備を借りるようにしましょう。近いけれど分かりにくい場所と、ちょっと遠いけれど分かりやすい場所なら後者を選ぶようにします。



設備に使えるパソコンを持っていますか?




大阪で周辺設備が整った会議を行える会場を借りるという場合に絶対に気をつけるべきことは、それらの設備が手持ちの環境でも使えるのかということです。インターネット接続環境や公衆Wi-Fiあたりならば用意されていれば問題なく使うことができるでしょうが、プロジェクターの場合はよく注意しなければなりません。


よくあるのが、プロジェクターと接続する端子が持参するパソコンと合わないというケースです。コンポジット端子やS端子を使っているパソコン機材は今ではほとんどないので心配いらないでしょうが、VGA端子かHDMI端子の違いが出るパターンは非常に多くなっています。最も使い勝手がよく映像と音声を1本のケーブルで伝送できるという利点から今のパソコンにはほとんどHDMI端子が設けられており、VGA端子は使わなくなっていますが、一昔前の機材はHDMI端子が接続できないものが多いので、この部分の確認は絶対に行っておきましょう。


最悪のケースは機材および施設設備の有無だけを確認して、当日現場に着いて使おうと思ったら接続できず使えないというケースです。必ず会場設備を借りる前に確認しておくようにしましょう。一部の設備ではUSB接続ができるものも登場してきていますが、あるかないかは確認しなければ分からないので、施設設備を使う方は色々と確認をしておくのが得策です。


他には映像を映し出しながら行う議題ならば、それ相応のレイアウトにしなければなりません。アイランド型の配置にするのかそれともスクール型にするのか、それともシアター型にするのかをしっかりと考えてから場所を選びましょう。具体的な話し合いの内容次第でどのような形式で場を進ませるかが変わるので、その部分も決めておくようにします。



プロジェクターを使う場合の席の配置について




大阪にて会議室を借りる場合には座席の配置をどうするのか考えなければなりませんが、プロジェクターを使う場合も同様です。どのような座席配置にするかで配置限界人数が大きく変わってきます。そのため、早めに決めておいた方がよいでしょう。


例えば、通常の会議室で見られるようなロの字型はどうしてもプロジェクターを使う必要がある話し合いの場だと、位置によって不便になってしまう人がいるので向いていません。この不便となってしまう人というのは映像を映し出す側に座ることになってしまった人です。背を向けた状態になるのでかなり見づらい状態になってしまうでしょう。ざっくばらんな意見交換には使い勝手のよいオーソドックスな配置ですが、使う機材によっては適さないこともあることを覚えておきましょう。


ロの字型を使うのなら映像を映し出す側のテーブルを除去するコの字型を使うのがおすすめです。プレゼンや発表を行いながら議題を進めることができるタイプなので、こちらの方が使い勝手はいいでしょう。機材の使い方によってやりやすい席配置が存在するということを覚えておきましょう。


他にも、複数人がグループ単位で発表する場合はアイランド型の席の配置がベストとなります。しかし、こちらはロの字型やコの字型と比べると大きくレイアウトを変更しなければならないので、そのことでちょっとした不便さが出てしまうことがあるでしょう。最初からロの字型向けに作られた部屋の場合、コンセントの位置もそのように作られているので、配線などの部分で不便さを感じるようになります。この部分は実際に使ってみるか見てみないと分からない部分なので、下見をするようにしましょう。

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