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講演会場を具体的に選ぶ場合のポイント、大阪編




講演会場の選び方について




講演会場を選ぶ際にはいくつかのポイントがあります。まず、必ず行わなくてはいけないことが、開催するイベントで何をしたいのか、ゴールはいったい何なのかをはっきりさせることです。


この部分があやふやだと選ぶことすらできません。たとえば、全国に散らばっている自社の社員を集めて考え方をまとめつつも経営方針を伝え結束力を高めたいという理想があるのなら、そこでの成功のポイントは必要な情報伝達と社員のモチベーションアップとなるでしょう。この部分が成功できるような設備および施設を用意する必要があると言うことです。成功の状態および条件を設定しておかないと、漠然と会議や講演を開いて終わってしまいますのでなんとなく時間が経過してしまうだけになってしまいます。


このように成功の条件および状態を確認したのなら、イベントのテーマに合った会場を選ぶ必要があります。ここで様々な条件が付随してくるのです。日程・コスト・アクセス・収容人数・設備状態など色々と煮詰める必要がある部分が出てくるでしょう。特に、日程とコストについては最初からある程度決められていると思いますので、動かすことはなかなかできないでしょう。決められた制限の中で、要件および条件に合っている設備を選ぶことになります。


また、アクセスで選ぶことも多いのですが、そのアクセスにおいてかなり重要なのが、わかりやすい場所にあるのか、会場の表記などはあるのかということです。立地的に駅から近い場所であったとしても、発見しにくい会場ならば選ばない方がいい場合もあります。大阪という部分を考えればある程度のアクセスの自由は利くでしょうが発見のしやすさや見つけやすさは考慮しなければなりません。



講演会場選びは気にする部分が多い




ほかにも気にしなければいけない部分は大量にあります。特に注意が必要なのがコスト面です。会場選びに慣れていない人でコスト管理について色々と注意をされていると、選ぶときの基準が借りるときの値段のみになってしまいがちですが、それでは大失敗する可能性が大きいのです。たとえ使用料金がとっても良心的だったとしても、必要な音響資材がそろっていないとかインターネット接続環境が整っていない等の施設設備の不足がよくあります。同じような立地条件でとっても安い会場というのはよくあるのですが、その安さには必ず理由があるので、施設設備および環境もしっかりと確認してから選ぶことが大切です。慣れていないと大変かもしれませんが、トータルコストで考えられるようになりましょう。


それ以外には部屋の構造および収容人数です。収容人数の限界まで呼ぶというのは節約にはなるでしょうが、確実に狭いと感じてしまいますし、人が増えてしまったときに対応がなかなかできません。そのため、会場設営側の人たちはほとんどの方が余裕を持って定員表記の6?7割になるような会場選びを行います。


また、会場選びを行う際には平面図のほかにもシアター形式やスクール形式の場合のサンプルレイアウトが用意されていることが多いので、そちらのデータおよび資料も確認する必要があります。電源の位置や機材の配置、扉の位置等の確認も大切です。この部分をおろそかにしてしまって、実際に講演を開いている最中に不便に感じるということも多いのです。特に大阪などの関西圏の方々は不平不満があったらはっきりと言う気質にありますので、ちょっとしたことでも来場者サイドとトラブルになってしまう可能性があります。



大阪で講演会場選びをすると決めたのなら




また、音や明るさについて気にしないでいたために、講演会が失敗に終わるというケースも多いです。プロジェクターを使って映写をする状況ならば、後方は明るい状態で前の方は暗めの方が良いとなりますので、明るさが調整できるのかどうかが重要になります。この部分は図面やネット上の情報だけでは見えない部分なので、貸し出しを行っている運営者側に確認する必要があるでしょう。あとは、お昼開催の講演ならば開放感なども求められるようになりますので、窓の有無も重要になってきます。夜ならばそこまで気にならないでしょうが、明るいうちに行うのなら外の光が入るのかどうかもチェックしましょう。


そして、特に重要なのが音となります。幹線道路や線路沿いの場所で開催すると、絶対に騒音が響いてきます。車両の通行音が気になってそれどころではなくなってしまうかもしれません。この場合、最も音の被害を受けるのは1階になりますので、騒音などが気になる場所を借りるのなら、高階層を選んだ方が賢明です。ある程度防音性があるのなら防ぐことができるとは思いますが、十分に警戒しつつ選ぶ必要があります。


それ以外にもポイントは色々とありますが、一度は借りる予定がある会場に足を運んでみることは重要です。立地やコストなどが完璧であったとしても、そばにあるビルが工事中で騒音がひどすぎて結果的には失敗してしまったということもあるので、現場の確認は大切です。

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