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貸し会議室のメリットと利用する場所の選び方



貸し会議室とは



最近ではオフィスのコスト管理にも注目が集まっています。その中でも使用頻度の決して高くない会議室についてはどのような利用をするべきか、そして設置をすることが必要なのかということが考えられています。もちろん就職活動中の学生を集めての説明会を開催したり、株主総会を開催したりする際に自社に大きな会議室やホールがあると箔が付きますしとても好印象を与えることができます。しかし、あまり使わない施設を持っているということはコスト管理の面では決して良いものではありません。


そこで最近注目されているのが貸し会議室です。これは会議室を外部の会場で借りるというものであり、そのサイズや使用することのできる設備は様々です。そのため、最近では会社内に大きな会議室を用意せずこのような場所で会議を行ったり、就職の説明会や株主総会といったものを開催するという企業も増えています。


比較的新しいものが多く、なおかつ立地の良いものが多いため、全国規模で会社を展開しているという場合には様々な地域の人が集まって会議をするのはもちろん、研修を行うのにもとても便利として注目されています。


その立地の良さや設備の充実している状況から、最近では会議に使うだけでなく会社の新年会やイベント、それ以外にもピアノの発表会やバレエやダンスのレッスンなど多用途に使えるものが出てきています。さらに使い勝手がよく多くの人に利用できる施設として注目がされているのです。


このように使用する人にとってもメリットが高いものですが、運営する人にとっても多くの人に利用してもらえるために使っていなかった物件の用途が見いだせるというメリットがあり今後はさらに多くの場所で展開していくことが予想されています。



貸し会議室のメリット



貸し会議室の多くはとても立地の良い場所にあります。大都市の中心となるような駅から徒歩数分という場所にも多くありますし、施設によっては駅から直結で行くことができるというものもあります。このような便利な場所にあると本社に集まるよりも簡単に集まって、なおかつ会議が終わってから自社にも戻りやすくなります。移動時間を最低限にすることで従業員の負担も軽減できますし仕事のロスも軽減できます。


なおかつ、このような立地の良いことでのメリットは地方に住んでいる人にとってとても大きいです。大きな会社となれば、会議があり東京に集まるというようなことも出てきます。このとき地方から出てくる人は前日から東京に出てきて宿泊をしなければならないことがあります。そうすると出張費が発生しますし朝からの移動でも慣れない都内の移動となればかなりの緊張感が伴います。しかし、品川駅や東京駅のすぐそばとなれば新幹線で訪れてすぐに会場に行くことができます。そうすれば前日から東京都内まで出てくる必要もないですし、都内についてから会場がわからないと焦る必要もありません。


会場の設備も最新のものが導入されていることがほとんどであり、パソコンやWi-Fiの環境も整っているところが多いです。そのため映像を見ることもパソコンに入っている資料を見ることも簡単にできますし、なおかつ美しい音と映像とで見ることができます。せっかく会議で集まっているのですから少しでも良い環境で過ごしたいものです。自社では導入できないようなスピーディーなタイミングでどんどんと最新機材を導入してもらえるのはとてもありがたいです。



環境のメリット



施設が充実していることはもちろんですが、貸し会議室の多くはスタッフのサポート体制が整っており会議をするのに最適な環境が整っていることが多いです。自社の中で規模の大きな会議をしたり説明会をしたりということが少ない企業の場合には、当日の会場設営やパソコンの接続、誘導と様々な場面で焦りが出てしまったり失敗をしてしまったりすることがあります。しかし、会議室にいるコンシェルジュやスタッフの人たちがサポートをしてくれるとそのようなミスを起こす心配がありません。


多くの人が会議で利用し、その際のサポートをしている経験から事前に必要となる備品の確認をしてくれますし、当日の誘導やサポートといったことはしっかりとノウハウをもって行ってくれます。中には会議で使用する機材を動かすことを手伝ってくれたり遅れてきた人の対応をしてくれたりと自分たちでは補えない部分のこともしっかりと行ってくれることも少なくありません。


会議を行うにあたってはゲストの迎え入れや送迎と当日にやることもとても多く、会場の設営や片付けといったものまで十分に手が届かないといこうことも多いです。そのようなとき会場に会議室スタッフの人がいると状況を見て誘導をしたり片付けをしたりと臨機応変に動いてくれて会場をスムーズに利用できるように対応してくれます。自分たちだけで行うとなるとうまく行えなかったりもたもたしてしまう場面でもすぐに気付いて対応してくれる存在がいるというのはとても心強いものです。特に外部の人を交えて行うような緊張感の伴う場面では失敗が許されないですから、とても助かる存在であり大きなメリットといえます。

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