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イベントプランニングを行うときのポイントや注意点

イベントプランニングを行うときのポイントとは

イベントプランニングを行うことは非常に大変なことです。大きなイベントだけでなく、商店街などで集客するための立案や学園祭での企画などもありますし、急遽イベントを考案しなければならないときもあります。そのようなときには、まずは何から決めればいいのでしょうか。プランニングするときには、まず目的を明確にしましょう。

そもそもなぜイベントを企画することになったのかを考えます。例えば新商品のプロモーションのためや、地域を活性化させるため、習い事などの発表会のためなど、人によっていろんな目的で企画を開催することがあります。はじめに企画を開催するまでの経緯をきちんとまとめ、イベント自体を開催する意味があるのかや、他の方法があるかどうかも考えます。つまり、企画について深く内容を追求することによって無駄にイベントを開催するリスクを減らすことができるということです。

そして、イベントを開催する意味や意義があると感じたのであれば、次はどのようにして成功させるのかを考えることが求められますが、このときにも何をもって成功だと判断するのかを考えましょう。例えば100人以上の来客があったら成功だとするのか、売り上げでいくら以上あったら成功だと認定するのかなど基準を設けます。企画が成功したのか失敗したのかの明確な指針を決めておくことで、次のプランニングに活かすことができます。一回限りのイベントであれば問題ありませんが、今後も定期的に開催するのであれば、具体的な数字を決めておくことで企画の立案がしやすくなります。方針がブレないようにするためにも、きちんと意識をしておきましょう。

イベントプランニングを成功させるためのポイントは

イベントプランニングを成功させるためには、目的の設定を明確にすることが大事ですが、ターゲッティングも正確に行うことが大事です。そもそもどのような客層を呼び込むのかによっても企画の内容が変わってきますし、ターゲットに合わせて企画内容も考える必要があるからです。ターゲッティングを行うときには、年齢や性別などをきちんと想定し、その年齢層の方が何を好むのかも想定しておきましょう。

ターゲッティングするときの要点はできるだけ細かく分けることです。細分化することで企画自体の精度をアップさせることができます。また、細分化することで事前準備もはかどるようになります。告知のときのキャッチコピーも明確になりますし、さらに宣伝方法もより的確になります。効率的に作業するためにも、できるだけ細分化しましょう。

プランニングする段階でどの程度の予算が必要になるのかも考える必要があります。単純に思いついたアイデアを実行しようとすると予算オーバーになってしまうことがあるので、どの部分を採用してどの部分を妥協するのかもプランニングの段階で明確にしておきます。売り上げを設定することは大事なことですが、肝心の利益が圧迫されてしまっては意味がありません。ビジネスとして企画を立てるのであれば、きちんと採算が合うかどうかも考えましょう。ターゲッティングを正確に行い、内容を検討する段階になったら担当者全員でどんどん意見を出し合い、より精度を高めるようにしましょう。

イベントプランニングを行うときには場所選びも考慮しよう

イベントプランニングを行うときには、経費に関してもきちんと考慮しましょう。企画の中でも、特に場所のレンタル料は特に経費がかかる部分なので、できるだけ格安で利用できる場所選びをすることが大事です。企画の内容にもよりますが、貸会議室内でできる企画であれば貸会議室を利用するといいでしょう。貸会議室とは、一定時間借りることができるスペースのことです。プロジェクターやマイクなど会議やセミナーに必要な器材が一式そろっていることも多いので、自分たちで用意する手間や費用を抑えることができます。

ホテルなどの大きな会場を借りると高額になってしまい予算オーバーしてしまうケースもありますが、貸会議室であれば必要な器材がそろっていながらホテルよりもずっと格安で利用できることも多いです。また、大小様々なタイプの貸会議室があるので無駄なスペースを借りることなく集客人数に応じて借りることができます。

貸会議室によってどのような使い方ができるのかが異なるので、企画立案の段階で利用可能な貸会議室を調べておきましょう。そして、どの程度の費用がかかるのかや、場所はどこなのかも考慮し問題なければその会議室がおすすめです。最近ではビジネス用ではなくイベント用としてのスペースを借りることができ、大型のPR企画や展示会、ファッションショーまで幅広く活用できます。シアターやスクールなどいろんな形式にも対応しており、映画の試写会も可能です。十分な広さがあるスペースならば大勢のお客さんを呼ぶことができるので、企画成功のためには最適です。

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