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ニーズに合わせた貸し会議室の選び方

会議室を借りる

多くの企業では、ビジネスツールとしてメールやSNSを利用しています。簡単な連絡程度なら、少ないやり取りで大勢の人と情報を共有できるという便利さがその理由です。しかし現実のビジネスシーンでは、実際に一つの場所に集まって話し合う会議や打ち合わせなどが頻繁に行われています。これは会議がただ現状や結果を報告することを目的としたものではなく、参加者の意見を確認し、意思決定をするという重要な意味を持っているからです。
会議で話し合われる内容は、社外秘など外部に漏れてはいけない情報であることも多く、区切られた空間で会議を開くことが一般的です。規模の大きな企業なら、用途や参加人数に合わせて複数の会議室を社屋内に用意している場合もありますが、会議のために使用していない時は空き部屋になってしまうというリスクもあります。特に大都市やその周辺ではオフィスを維持する費用も高額です。無駄なコストをカットするためには、できる限りスペースを有効活用することが大切です。そのため最近では、必要な時だけ利用できる貸し会議室に注目が集まっています。
貸し会議室は全国のさまざまな場所にあり、必要に応じてネットなどで簡単に予約することができます。選び方は、収容人数や予算、日程などを踏まえた上で、条件に合うものを探します。遠方から多くの参加者が来る場合は、都心など好立地でアクセスのよい場所にあることも条件の一つとなります。なぜなら駅から遠い場所にオフィスがあったり、利用できる公共交通機関が少なかったりする場合などは、参加者にとって移動するだけでも大きな負担になるからです。

借りる時にチェックするポイント

さまざまな貸し会議室の中から最適なものに絞るためには、選び方にいくつかのポイントがあります。まず一つ目は会議をトータルにサポートしてくれる専任のスタッフがいるかどうかという点です。社内外から大勢の人が集まる会議やセミナーの場合、知識と経験が豊富なスタッフの存在は会議の成否に大きく影響します。また専門家の視点から必要な設備や什器を揃えたり、適切な場所に人員を配置したりするためのアドバイスもしてくれます。会議終了後に懇親会やパーティーを開く場合にも、専任のスタッフならケータリングなどの手配を安心して任せられます。
二つ目は設備や機材がどの程度まで揃っているかという点です。机や椅子などの基本的な設備はどの貸し会議室でも用意されている場合がほとんどです。しかし規模によっては、プロジェクターやスクリーン、音響機器など大掛かりな機材が必要になることもあります。さらに、多くの参加者がタブレット端末やモバイルパソコンを持ち込むことが想定される場合、インターネット環境が整っていることも重要です。他にはコピー機やファックス、司会台やマイクなどの設備が使用可能な状態になっているかを確認する必要があります。
三つ目に会議室のある建物もチェックしておきたいポイントです。特に対外的な会議やセミナーの場合、建物のイメージは企業のイメージを左右することがあります。贅沢である必要はありませんが、あまり古いビルや洗練されていない建物は、外部からの参加者に良い印象を与えない可能性が考えられます。会議室から見える景観も重要で、環境のいいエリアにある建物の方が参加者に安心感を与えることができます。特に自然や緑の木々に囲まれているようなエリアなら、会議中の緊張やストレスも緩和されます。女性の参加者が多い場合には、パウダールームやお手洗いまでの動線などもチェックしておくと、スムーズな会議の進行につながります。

貸し会議室を利用するメリット

自社の会議室を維持するためには、メンテナンスをする必要があります。いつでも使えるように清掃をするのはもちろん、机や椅子、ホワイトボードなど備品の管理もおろそかにはできません。複数の部署がバッティングすることを防ぐために、会議室の予約システムを構築するなどの業務が増えることもあります。しかも、それら全てに人件費等のコストがかかります。それに対して貸し会議室は、必要な時に必要な時間だけ借りることができるので、メンテナンスなどの手間は一切かかりません。
貸し会議室にはさまざまなタイプがあるので、ニーズに対応して広さや収容人数を選べるというのもメリットの一つです。自社内の会議室では広さが限られるため、人数の多い会議やセミナーを開催するのは無理があるという場合に貸し会議室は最適です。逆に少人数の会議に使えるものもあります。社外秘の情報などは、あまり多くの人と共有すると外部に漏れる危険性が高まります。少ない人数でセキュリティーの確かな会議室を選ぶことが、情報漏えいを防ぐ確率の高い方法です。
このようにニーズに応じた選び方ができることが貸し会議室のメリットですが、デメリットもあります。例えば利用頻度によっては、コストがそれなりにかかるという点です。コストを下げるためには、会議や打ち合わせの内容によって、自社内の会議室と貸し会議室を使い分けるなどの工夫が必要です。このようなデメリットを考慮しながら、便利でサービスも充実している貸し会議室を利用すると、効率よく会議が進み、社員のモチベーションアップにつながります。

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