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合理的で用途が幅広い貸し会議室の活用法

社員のスキルを上げるために使う貸し会議室

貸し会議室とは時間単位で借りてさまざまな用途に使える個室空間です。大都市を中心に増えているのは、会議室として使うだけでなくさまざまなシチュエーションで利用しやすいためです。立地、広さ、備品、部屋自体のクオリティーなどさまざまな選択肢がありますので、利用する側は用途や参加者のアクセスなどを考慮して決めることが重要になります。
働き方改革の推進や、昭和時代に比べて離職率が高くなっている最近の企業事情から、どの企業も社員教育に力を入れています。社員の基礎研修、管理職になるためのステップアップ研修、業務とは直接関係がなくても企業人としての育成につながる人権研修や著名人を講師に迎えたセミナーなどが盛んに実施されています。こうした研修やセミナーの会場として貸し会議室が利用されています。自社に立派な会議室を持っている大企業ですら、貸し会議室を利用した社員研修を実施しているところもあります。
自前の会議室を使わず、貸し会議室をわざわざ利用する理由の一つは、社員のモチベーションアップをより効率的に図るという点にあります。人は同じ場所、同じ環境で同じ仕事をしていると、徐々に労働効率が落ちていきます。企業が行う人事異動には人材の適正配置という目的もありますが、違う環境に配置することで社員をリフレッシュさせ、意識の高揚を図る狙いもあります。毎日使っている自社会議室よりも、初めて訪れる貸し会議室で研修を受けることで社員のテンションも上がりますし、集中力も増す効果が期待できます。会社は社員研修に必須の机や椅子はもちろん、演台、プロジェクターやスクリーン、高性能の音響機器を自前でそろえる必要がなくなるのでコスト削減も図れます。社員のスキルアップを効果的に実現するためには、時間制でレンタルできる会議室の適切な利用が重要となっています。

貸し会議室はセミナーやパーティーにも便利

最近貸し会議室が都市部で増えていますが、実は会議以外の用途で使われることも多くあります。例えば年始会や謝恩会、パーティー会場など、会議とは関係がない内容です。いずれも大切な催しではありますが、頻繁にそうした目的で使うわけではなく、年間の使用回数、一回あたりの使用時間はそんなに多くはありません。必要な時だけそのスペースを有効に使うという合理的な発想での活用が広がるにつれて、貸し会議室のニーズも高まっています。
パーティー会場といえば有名ホテルが浮かぶという人も多いでしょう。シャンデリアが輝く豪華な専用ルームを持ち、ホテル内の厨房でパーティーに必須の食事や飲み物も用意できますし、専任スタッフもいます。しかし高額になるのが問題点です。パーティーの種類や参加する人たちのステータスにもよりますが、合理的な観点から貸し会議室を会場にするケースは最近目立っています。ホテルにはホテルの良さがありますが、貸し会議室にもパーティー会場としてのメリットがあります。
第一に有名ホテルに比べて予算が抑えられる点です。予算に合わせて数ある貸し会議室の中からジャストフィットの広さ、クオリティーの部屋を選べるので便利です。
第二にアクセスが良いことです。有名ホテルも立地が悪いところはそう多くありませんが、大きなトランクを抱えた宿泊客などは公共交通機関ではなくタクシーを使う人も多いので、立地は駅前ばかりではありません。その点、貸し会議室の大きなメリットはアクセスの良さです。同じような広さ、利用料金であれば、駅に近い立地かどうかが利用者側にとっては重要な選択基準になります。
第三に部屋を転用する自由度が高いという点です。初めはデスクをスクール形式に配置して研修や昇格試験などの会場として使い、終了後はデスクを移動させて打ち上げや懇親パーティー会場として使うといった利用方法です。事前に申し込んでおけば弁当などケータリングの手配もやってくれるサービスなどを実施しているところもあります。懇親や交流という目的を果たせれば十分という部類のパーティーであれば、時間貸しで利用できる会議室を効率的に使うのが合理的です。

机や椅子の配置でさまざまな用途が可能

必要な時間だけ利用できる貸し会議室は利便性が高いですが、会議室という言葉から連想される純然たる会議だけを利用目的とするのは柔軟性に欠けます。大学の講堂や大ホールでよくみられる半円形デスクが固定された施設では、利用は会議やセミナーなどに限定されますが、レンタル方式の会議室の場合は軽便さに目をつけることが大切です。室内にある机と椅子の配置次第で用途に応じたさまざまな利用方法が可能になるからです。
配置方法にはいくつかパターンがあります。学校のようにすべての机と椅子が演台を向いているレイアウトがスクール形式です。研修、セミナーなど演台に立つ講師やスピーカーが一定数の人々に対して授業や講演をする場合の世界標準の形式です。椅子だけにするとシアター形式になり多人数を収容できます。この形式は入社式などメモを取る必要がない集まりに向いています。長机をロの字形に配置した形式は参加者全員が顔を見合わせて意見交換をする場合に効果的ですが、デッドスペースが多くなるので広さの確認が重要です。ロの字形の一辺を抜いてプロジェクターやホワイトボードを配置したコの字形形式はプレゼンテーション向きです。
目的や人数に応じて机や椅子を自由に配置でき、必要な時間だけ利用できるという点で貸し会議室の利便性は高いので、用途はアイデア次第で広がります。

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