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貸し会議室をセミナー会場として利用するメリットとは

貸し会議室をセミナーで活用するメリットは何があるのか

貸し会議室は簡単に利用できますが、そこでセミナーを開催するとどのようなメリットがあるのでしょうか。基本的には貸し会議室は駅前やオフィス街になるのでとても利便性が高いことが特徴です。セミナーを開催するときには参加者が簡単に集まることができる場所でないといけません。そのためには交通の便が発達している場所にすることが一番です。自社の会議室で開催できないのであれば、無理して開催するよりも駅前の貸し会議室を利用してセミナーを開催することをおすすめします。

また、セミナーを開催するときにはマイクやプロジェクターなどの設備が必要になり、さらに会場全体を見渡すための舞台も必要になります。それらの備品を用意したり管理したりするのは労力がかかりますが、最初から設備が整っている貸し会議室を利用することで、手間やコスト削減にも繋がります。無駄に備品を揃えることがないので、置き場所に困ることもありません。また、来客のためにわざわざ自社の社員を使って会議室の用意を頼む必要も無くなります。会議室として使うスペースがない会社にとっては、貸し会議室はとても重宝します。

さらに、貸し会議室はビルの一室を提供するサービスですが、どのフロアでもセミナーや研修会などが行われています。そのために防音設備も整っていることが多く、セミナー中の話し声が外部に漏れる心配もありません。情報が漏れることを心配しているのであれば、自社で会議やセミナーを行うよりも貸し会議室を利用した方が情報流出を未然に防げるというメリットもあります。セミナー以外にも企業研修や講演会などにも利用できるので、アイデアしだいで自由に空間を使うことができます。

セミナー以外のイベントでも貸し会議室を利用できるメリットがある

懇親会や新年会、そしてセミナーなどではたくさんの人が集まりますが、そのためにはスペースが必要です。ホテルでセミナーや講演会などを行うこともできますが、ホテルは豪華な反面利用料金が高くなることがあります。数時間だけの利用のために高いお金を払うのは抵抗があったり、できるだけ利便性の高いところを会場にしたいと思っているのであれば、貸し会議室を利用するというのも選択肢の一つです。

また、スペースも利用目的によってさまざまなタイプを選ぶことができます。10人前後が利用するようなところもあれば、100人以上の人が集まることができる会議室もあります。どのような利用目的で使うのかによって会場を決めることができます。また、参加者の顔を見渡すことができる形式や、椅子と机が演台に向くスクール形式など、利用目的に合ったレイアウトの会場も選ぶことができます。

アイデアしだいでいくらでも活用することができ、さらに集合も解散もしやすいことから、ビジネス以外でも使われることが多くあります。例えばメイクのレッスン教室やヨガスクールなどのために使うこともできますし、新卒の学生の入社前研修にも使うことができます。自社に広いスペースがない場合、貸し会議室を利用することで、自由に使うことができます。

実際に会議室を利用するときには、入室可能な時間や退出時間をきちんと確認しておきましょう。予定の時間よりも早すぎても遅すぎても入室することができないことがあるので注意しましょう。

メリットがたくさんある貸し会議室をセミナーで利用してみよう

イベントの主催者にとっては、できるだけ多くの参加者に集まってもらうためにはどうすればいいのかは非常に悩むところです。貸し会議室のメリットは簡単に集まることができる点なので、積極的に利用しましょう。また、貸し会議室であれば管理サポートがあるので、場所がわからない参加者がいたら電話してもらったら担当者が道案内をしてくれます。自社を会議室として利用しようとすると、自社の社員や場合によっては自分自身が対応しなければならず、手間がかかってしまいます。管理サポートがいるからこそ、余計な労力をかけることがなく参加募集に集中することができます。

実際にセミナーとして活用する前には、どの程度の広さなのかを実際に調べておく必要があります。ホームページにはある程度の情報が掲載されているので、どのくらいの人数を集めることができるかを確認し、可能ならば実際に下見に行きましょう。設備がきちんと揃っているかどうかや、ビル内の管理状態などを事前にチェックしておけば当日になってトラブルになることもありません。

セミナーを成功させるためにはプレゼンの内容も大事ですが、どこで開催するのかも大事なことです。参加者がきちんと話に集中できる環境を整えて、できるだけ負担をかけないように来場してもらうようにすることは重要なポイントです。なるべく駅近くで通いやすい場所を抑えることが大切ですが、人気の会議室はすぐに予約で埋まってしまうのでなるべく早く予約しましょう。気になる方は空き情報などをこまめにチェックして、普段から良い場所を探しておくといいでしょう。

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