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貸し会議室を選ぶポイントは立地条件にあり

貸し会議室はできるだけ最寄り駅から近いところを選ぶべし

大人数で打ち合わせをする必要がある時など、社内の部屋が使えなくて別のスペースを借りなければならない場合があります。そのような時に活用したいのが、貸し会議室です。都市部を中心としていろいろな貸し会議室がレンタルされています。その中でどこを利用するか考える際、いろいろと選び方のポイントがあります。具体的にはどの程度の規模でミーティングを開催するか、予算はどのくらいを想定しているか、会議の時に必要になる備品が用意されているかなどが挙げられます。
その中でも特に重視した方がいいとされているのが立地条件です。誰もが参加しやすいところに部屋を準備することで、利便性が高くなります。では立地の中でも何に注意すべきかですが、それは最寄り駅からの距離です。会議の参加者の多くは、電車などの公共交通機関を利用するので、駅から徒歩圏内の会場であれば、気軽にアクセスできます。特に重役会議など、参加する人の年齢層が高めの場合には、肉体的な負担をできるだけ軽減するように配慮したいところです。
また最寄り駅の性格もチェックしておいた方がいいでしょう。すなわちどのような路線が乗り入れているかについてです。多くの路線が停まるいわゆるターミナル駅のような場合、いろいろな地域からアクセスしやすくなります。何度も乗り換えを強いられると、電車に揺られるだけでもかなり体力を消耗します。そういった点からも、立地条件は重要なポイントです。どのような人が参加するか、そして彼らはどこに住んでいるかなども考えて、できるだけ参加者が到着しやすいような場所の貸し会議室を選択しましょう。

周辺にどのようなお店があるかもチェックしよう

貸し会議室の立地条件で、最寄り駅との位置関係は重要ですが、その他にも配慮した方がいいポイントがあります。その中の一つとして、貸し会議室の周辺にはどのような施設やお店があるかということもチェックしておきたいところです。
例えば会議が長時間にわたる場合、間に昼食休憩を挟まなければならないケースも出てくるでしょう。その場合、周辺にどのような飲食店があるかをチェックしておくと、スムーズに対応できます。できれば会議室から徒歩圏内にいくつか異なるジャンルの飲食店があれば、参加者それぞれが食べたいものを食べられます。また中には、お店ではなくお弁当を購入したいという参加者も出てくることが考えられます。その場合に備えて、弁当屋があるかどうかも確認しておきましょう。
特に重視したいのは、コンビニが近くにあるかどうかです。コンビニであればお弁当なども販売していますし、会議の時に必要になった文房具なども容易に調達することができます。さらにコピー機なども用意されているので、資料の複写やプリントアウトなどをする時にも重宝します。コンビニが会場からどのくらい離れているかは、申し込む前に確認しておくようにしましょう。
貸し会議室の周辺にどのようなお店があるかは、インターネットの地図サイトでチェックすることも可能です。しかしもし余裕があれば、予約しようと思っている貸し会議室に、事前に行ってみることをおすすめします。実際に足を運んで、周辺にどのようなお店があるか、会場からどのくらいかかるのかをチェックしましょう。地図に書かれているお店が閉店していたり、新しい店舗がオープンしていたりといったことも意外と多くあります。このような情報を会議の主催者が把握していると、参加者に尋ねられた際にスムーズに対応できます。会議室のロケハンは前もって行うことをおすすめします。

早めの予約を心がけることが重要

ターミナル駅の周辺、しかも徒歩圏内の好立地にある貸し会議室はいくつかあります。しかし当然のことながら、このような使い勝手のいい部屋は人気になりがちです。好ましいところが見つかったのであれば、早めに予約手続きを進めるのがおすすめです。直前に予約申し込みをすると、部屋が満杯になっている可能性もあるからです。
特に繁忙期にミーティングを行いたい場合には、どんどん前倒しして場所探しから申し込みまで行った方がいいでしょう。ちなみに繁忙期とは、一般的には年度初めや年末などです。この時期になると研修など企業内のイベントも増えるため、貸し会議室の利用者も多くなって競争が激しくなってしまいます。そのため、もし多少会議など集まりの開催時期をずらせるのであれば、このような繁忙期をあえて外して日程の調整を行うのも方法の一つです。どうしても外せないというのであれば、早めに予約してとにかく場所を確保することが大事です。
繁忙期で人気の物件でも、事前に部屋を見学した方が安心です。立地条件などの周辺環境だけでなく、スタッフの対応力もチェックできるからです。いざというときにお客さんへの対応がしっかり行えるか、信頼して任せられるかという視点でチェックしてみるといいでしょう。

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